17/07/2017
13:43 PM

أمانة المجلس

 العلاقة التنظيمية:

 

تكون أمانة مجلس الكلية مسؤولة مباشرة أمام مجلس الكلية .

 

 

 

الهدف العام:

 

القيام بكافة الأعمال التحضيرية والإجرائية لانعقاد مجلس الكلية، و يتولى وكيل الكلية للشؤون التعليمية منصب أمين مجلس الكلية .

 

 

 

المهام التفصيلية:

 

1.      الإعداد لاجتماعات مجلس الكلية وتحديد موعد انعقاد الجلسات, وإعداد الدعوات وجدول الأعمال والموضوعات وطباعتها وإصدارها وتصويرها وتوزيعها على الأعضاء.

 

2.      الإشراف على مقر انعقاد المجلس وتهيئته.

 

3.      تلقى كل ما يحال إليها من رئيس المجلس وإدراجها في جدول الأعمال.

 

4.      التأكد من سلامة الإجراءات النظامية لما يحال إليها بالتنسيق مع الجهات المعنية.

 

5.      تسجيل وقائع الجلسة وإعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة توقيع الأعضاء، والرفع لاعتمادها من رئيس المجلس.

 

6.      إعداد القرارات أو التوصيات بعد مصادقة رئيس المجلس على المحضر وتحويلها إلى الجهات المعنية.

 

7.      إعداد بيانات مكافآت أعضاء المجلس ومتابعتها مع الجهات المختصة حتى إصدار الشيكات وإرسالها لمستحقيها.

 

8.      إصدار كافة المخاطبات الخاصة بمجلس الكلية وتسليمها لجهاتها.

 

9.      متابعة تطبيق الأنظمة و اللوائح والقرارات.

 

10. توثيق الأعمال الخاصة بالمجلس, وحفظ المحاضر والموضوعات والملفات.

 

11. الرد على استفسارات منسوبي الكلية وتزويدهم باللوائح والنماذج .

 

12. إبداء الرأي في الموضوعات التي تقع غي حدود الاختصاص والرد على المعاملات ومتابعتها.

 

13. رفع المحاضر إلى معالي مدير الجامعة بعد اعتماده من رئيس المجلس.

 

 14. تنفيذ أية مهام أخرى تقع في حدود الاختصاص.